Factures électroniques : respectez-vous la loi ?

Bien que plus de 80% d’entreprises traitent encore leurs factures selon un coûteux processus de facturation papier, de plus en plus d’entreprises font déjà le choix de recevoir ou émettre des factures électroniques.

Mais savez-vous vraiment ce qu’est une facture électronique ? Ou comment assurer sa valeur légale ? Autrement dit : comment se débarrasser des encombrantes factures papiers ?

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

 

Pour qu’une facture soit considérée comme électronique par l’administration fiscale, le processus de facturation doit être dématérialisé de bout en bout. C’est-à-dire qu’à aucun moment la facture n’est imprimée. Une facture papier qui a été scannée via un outil de LAD/RAD n’est donc pas considérée comme électronique : c’est l’exemplaire papier qui conserve la valeur légale dans ce cas.

 

Comment assurer la légalité d’une facture électronique ?

 

Malheureusement, dématérialiser votre processus de facturation ne suffit pas à garantir la valeur légale de vos factures électroniques. En effet, l’article 289-V du CGI (Code général des impôts) nous dit que, pour assurer sa valeur légale, votre facture doit satisfaire aux critères suivants : « l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation ».

Pour remplir ces trois critères, trois méthodes différentes existent :

  • La signature électronique :
    Il s’agit d’une facture sous forme d’un fichier Word ou PDF, sécurisée à l’aide d’une signature électronique reposant sur un certificat électronique.
  • L’EDI fiscal :
    L’échange de données informatisées permet à lui seul de garantir la valeur légale. Il doit cependant respecter de nombreuses conditions décrites dans les articles 96G et 96H de l’annexe III au CGI.
  • La piste d’audit fiable :
    Certainement la plus souple techniquement et la moins chère des trois méthodes. L’administration fiscale définit cette piste d’audit fiable comme un moyen de « reconstituer dans l’ordre chronologique, la totalité de la transaction commerciale du bon de commande au document facture ».

Alors comment assurer cette piste d’audit fiable ?

 

Depuis la directive européenne 2010/45, les moyens d’assurer la valeur légale d’une facture ont été assouplis. La méthode de la « piste d’audit fiable » a été introduite et a apporté plus de souplesse aux entreprises.

Comme nous l’explique Gwenaëlle Bernier, associée chez Ernst&Young dans un livre blanc sur le sujet : « un moyen suffisant pour satisfaire à l’obligation d’établir des pistes d’audit fiable serait de mettre en place un système d’approbation, de contrôle et de rapprochement des dépenses, permettant d’éviter les doublons et de garantir un archivage des factures et des workflows d’approbation ».

Il s’agit en fait de mettre en place des contrôles documentés et permanents, du bon de commande jusqu’à la facture, et d’archiver ces preuves en cas de contrôle fiscal. Ce n’est qu’un bon moment à passer !

 

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