4 bonnes raisons de passer à la facture digitale

Le contexte économique actuel, toujours tendu, vous oblige à toujours plus d’efficacité. Pour répondre à ce souci, de plus en plus de factures sont échangées par voie électronique chaque année, engendrant gain de temps et économies pour leurs usagers. Et puisque l’Etat lui-même passe à la facture digitale, pourquoi pas vous ?

Revue des principales raisons d’opter pour la digitalisation des factures !

Petit rappel : Une facture est dite électronique (ou digitale), lorsque le processus de facturation est dématérialisé de bout en bout. A aucun moment la facture n’est imprimée. Une facture papier, scannée via un outil de lecture automatique des données (LAD/RAD), n’est donc pas considérée comme électronique. On parle de facture numérisée ou dématérialisée. C’est l’exemplaire papier qui conserve la valeur légale dans ce cas et il doit être conservé.

#1 Parce que la législation évolue

 

Si vous adressez des organismes publics, ou que vous en êtes un, vous le savez sûrement : la facture digitale est désormais obligatoire pour la plupart des entreprises !
En effet, suite à l’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique, l’Etat a mis en place le portail Chorus Pro. Depuis 2017, les grandes entreprises ont l’obligation de déposer leurs factures à destination des organismes publics sur ce portail. Et chaque année de plus en plus d’entreprises y sont contraintes :

 

Ce mode d’échange est donc de plus en plus répandu et ne fera que se développer, du côté fournisseurs comme chez les clients. Quelle que soit la taille de votre entreprise, il serait donc temps de passer au digital !

 

#2 Pour E-CO-NO-MI-SER

 

15 €. C’est le coût moyen de traitement d’une facture fournisseur en format papier, estimé par le cabinet Ernst & Young lors d’une étude réalisée en 2014. Mais ce n’est pas une fatalité. 64% des Directeurs financiers interrogés dans le cadre de cette étude constatent une réduction des coûts de traitement après avoir dématérialisé la gestion des flux de factures. Et le calcul est simple. Grâce la facture digitale : fini le papier, les impressions et les courriers, diminution des coûts d’archivage et du nombre de litiges… En automatisant la gestion des flux de factures, une entreprise peut économiser jusqu’à 50 % du coût de traitement d’une facture, tout en accélérant le processus global.

Car l’économie ne se retrouve pas que dans le coût de traitement. Le temps de traitement peut également être considérablement réduit. Si le temps passé à la gestion d’une facture papier peut prendre plus de 30 jours, l’automatisation rendue possible par le format électronique vous permet d’envisager une réduction du temps de traitement de 75%. Et comme le dit l’adage : « Le temps, c’est de l’argent ».

 

#3 Parce que le tri du papier ça suffit !

 

Qui dit facture papier, dit tri du courrier, photocopies, impressions, scans, vérification des données LAD/RAD, archivage et recherches documentaires… Autant d’étapes manuelles et chronophages qui sont sources d’erreurs, voire de pertes de document.

En consacrant moins de temps aux tâches administratives et répétitives, vos collaborateurs pourront consacrer leurs efforts à des missions à plus forte valeur ajoutée. D’ailleurs, 76% des DAF ont placé le développement des compétences internes, liées à l’exploitation et à l’analyse des données permises par la digitalisation, dans leurs priorités 2019 (selon une étude de PwC). Vos collaborateurs seront ainsi plus motivés et l’entreprise en sortira gagnante !

 

#4 Pour améliorer les relations clients-fournisseurs

 

La facture digitale est la promesse d’une fluidification de vos relations clients/fournisseurs. En effet, 70% des Directeurs financiers constatent une réduction des délais de traitement suite à la mise en place de la dématérialisation des factures.

Et cela se comprend aisément : une facture électronique est transmise instantanément et ne se perd pas dans le courrier. Certaines étapes de traitement sont supprimées et la circulation interservices est accélérée. Enfin, la traçabilité des documents permet aux fournisseurs de suivre les statuts de traitement de leurs factures.

Les sources de litiges sont donc réduites et les délais de paiement sont tenus, tout le y gagne !

 

# Bonus : soyez écoresponsable !

 

Le rapport 2017 de Billentis sur la facturation électronique évoque des économies de papier de 8 à 39% selon les entreprises ! Les forêts vous disent merci 😉

Vous avez un projet de passage à la facture électronique ?

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