Dématérialisation et relations fournisseurs : une opération gagnant-gagnant

Depuis plusieurs années, les entreprises et particulièrement les services achats et financiers cherchent à réduire leurs coûts et gagner en efficacité. Cette dynamique a produit deux types de comportement différents impactant les relations fournisseurs.

Les délais de paiement : LE point noir des relations fournisseurs !

 

Dans un premier temps, certaines entreprises ont décidé de mettre la pression sur leurs fournisseurs et d’étirer leurs délais de paiement pour gagner un peu de marge sur leur trésorerie. Selon une étude réalisée récemment par la compagnie Euler Hermes, les délais de paiement se sont rallongés de 2 jours en France en 2018, pour atteindre 73 jours. Soit 9 jours de plus que la moyenne mondiale dans ce domaine ! 25% des entreprises sont même payées au-delà de 97 jours. Ceci place la France dans le top 10 des pays où les délais de paiements sont les plus longs…

Et ces retards de paiement minent la vie des entreprises ! En effet, ils sont à l’origine d’un quart des faillites en France. Cette « stratégie », parfois simplement due à un mauvais processus de traitement des factures, a donc montré ses limites et entrainé une dégradation durable des relations fournisseurs.

 

Vers un apaisement des relations fournisseurs

 

Aujourd’hui, les entreprises innovantes optent pour une nouvelle posture et cherchent à bâtir une relation plus apaisée avec leurs fournisseurs, qui serait gagnante pour tout le monde sur le long terme. Cette relation est désormais vue comme une collaboration, qui passe avant tout par un meilleur partage des informations et une optimisation des processus. C’est dans ce but qu’est mise en place la dématérialisation des échanges.

La dématérialisation des processus, notamment en ce qui concerne la gestion de la facturation par le client, apporte de nombreux bénéfices dans les relations fournisseurs.

Accélération des temps de traitement

Selon une étude du cabinet Ernst & Young, la dématérialisation de la collecte et du traitement des factures fournisseurs améliore jusqu’à 4 fois leur temps de traitement. Ceci permet aux entreprises de respecter plus facilement les délais de paiement et améliore donc la trésorerie des deux côtés. En effet, les fournisseurs sont payés plus rapidement et les clients limitent les pénalités de retard, voire bénéficient de réductions pour paiement anticipé ! Dans tous les cas, cette accélération diminue les actions de recouvrement à effectuer et entraîne donc un gain de temps pour toutes les équipes.

Gain de temps dans le suivi des opérations

Pour les fournisseurs comme pour les clients, la numérisation et la centralisation des données permet d’en faciliter l’accès, que ce soit via un portail fournisseurs ou des échanges d’informations entre SI. Ceci apporte un gain de temps conséquent dans le suivi, en permettant de visualiser rapidement quelles sont les commandes ou les factures à traiter et par quel service… Des informations très utiles pour fluidifier les relations fournisseurs.

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Amélioration de la qualité des données comptables

Le passage à la commande et à la facturation électroniques permet de limiter les interventions humaines dans la saisie ou le transport des données. Ainsi, les sources d’erreurs potentielles sont réduites et la fiabilité des données est assurée.

Réduction des litiges

La dématérialisation des échanges entre clients et fournisseurs permet d’en accroître la traçabilité. En effet, la mise en place d’une plateforme de collecte des factures électroniques, du type de Chorus Pro ou Neovabills par exemple, permet aux clients de faire remonter à leurs fournisseurs les statuts de traitement des factures. Le même type de suivi peut également exister pour les commandes. En bout de chaîne, ces factures électroniques sont archivées au sein d’une solution dédiée, comme Neovacom Invoice Processing, et donc facilement accessibles via des modules de recherche. Ainsi, les différentes étapes du processus d’achats sont documentées. Il devient alors facile de détecter les blocages, d’identifier rapidement les sources de litiges et donc d’en accélérer le traitement, de la déclaration à leur résolution. Un gain de temps conséquent pour les fournisseurs comme pour les clients.

Globalement, la dématérialisation des processus liés aux relations fournisseurs permet un gain de productivité ainsi qu’un accès facilité à l’information pour tous les acteurs. En instaurant une relation apaisée et durable avec vos fournisseurs, vous créerez une situation dans laquelle tout le monde tirera des bénéfices en termes financiers, d’expérience utilisateur et d’image.

Et vous l’aurez compris, une bonne relation passe avant tout par des échanges fluides, efficaces et donc de la transparence associée à une bonne communication.

 

Coïncidence, Neovacom propose justement des solutions de gestion des factures électroniques. Découvrez notamment :