Comment mettre en place sa piste d’audit fiable ?

Comme nous l’évoquions dans un précédent article, la directive européenne 2010/45 a assoupli la réglementation liée à la facture électronique. L’objectif visé était alors d’encourager l’adoption de la facture électronique afin de faciliter le contrôle de la TVA par les états de l’Union européenne.

Pour cela, elle a assoupli les règles de contrôle du processus de facturation en ajoutant le concept de piste d’audit fiable. Seulement, ce concept que l’on croit (à tort) lié à la facture électronique est déjà une obligation pour toutes les entreprises !

Alors qu’est-ce que cette piste d’audit fiable ? Qui est concerné ? Comment la respecter ? Voyons tout cela plus en détails…

Petit rappel : pour assurer la valeur légale d’une facture électronique, l’article 289 du CGI précise qu’il faut être capable d’assurer l’authenticité de l’origine de la facture, la lisibilité et l’intégrité de son contenu. Deux moyens existaient jusqu’ici : l’EDI et la signature électronique. Depuis, la directive de l’UE mentionnée ci-dessous y a ajouté la piste d’audit fiable.

La piste d’audit fiable, déjà une obligation !

 

Habituées à leurs traditionnels échanges de factures papiers, de nombreuses entreprises ne se sentent pas concernées par cette évolution. Oups… La piste d’audit fiable est en fait déjà une obligation ! Elle est notamment liée aux différentes règlementations comptables, juridiques, fiscales et commerciales.

En effet, la piste d’audit fiable n’est pas une option liée directement à la facture électronique. Quel que soit le mode d’échange des factures et leur support, une entreprise doit être en mesure de justifier de la sincérité de ses comptes et de sécuriser son processus de facturation.

Alors concrètement, en quoi consiste la piste d’audit fiable ?

 

Voici ce que nous apprend le BOI relatif à la piste d’audit fiable (30-20-30-20). L’administration fiscale définit la piste d’audit fiable comme un moyen de « reconstituer dans l’ordre chronologique, la totalité de la transaction commerciale du bon de commande au document facture ».

L’objectif de cette reconstitution est, tout le long du process d’achat et de facturation, de pouvoir garantir les trois critères assurant la valeur légale des documents (le fameux trio gagnant : authenticité, lisibilité, intégrité).

Il s’agit en fait de mettre en place des contrôles documentés et permanents, du bon de commande jusqu’à la facture, et d’archiver ces preuves pour les présenter en cas de contrôle fiscal.

Des enjeux importants et des bénéfices possibles

 

La démarche peut paraître contraignante, voire fastidieuse, pourtant les enjeux sont importants pour votre entreprise et vous pourriez en sortir grandi !

En effet, la définition de votre piste d’audit fiable passe par l’identification :

  • des différents acteurs concernés par le processus d’achat et de facturation chez vous
  • des étapes de ce processus
  • des moyens impliqués (logiciels et matériels)

Ce peut donc être l’occasion de clarifier vos processus et d’identifier les points de friction pour les améliorer.

Concrètement, voici les enjeux liés à la piste d’audit auxquels vous faites face :

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Si elle ne correspond pas aux attentes de l’administration fiscale, vous vous exposez à une contestation éventuelle de votre TVA déductible par exemple.
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Si votre processus de facturation n’est pas fiable, vous prenez le risque d’altérer vos comptes en comptabilisant à tort des créances à recevoir ou à payer. Il peut même vous arriver d’effectuer des paiements en double ou au mauvais destinataire. Payer ses factures n’est pas forcément un moment agréable en soit, alors le faire deux fois…

Ces risques concernant la piste d’audit sont évidemment accrus en cas de processus de facturation papier. C’est désormais un fait reconnu, le processus manuel, accompagné de ses pertes de documents et de ses erreurs de saisie, est bien moins fiable que le processus électronique.

C’est pour cela que la piste d’audit fiable, si elle vous permet de passer à la facture électronique, vous apportera les nombreux bénéfices potentiels qui y sont associés :

Un avantage concurrentiel au niveau commercial

L’ensemble des mises à jour effectuées par le fournisseur du logiciel, qu’elles soient hebdomadaires, mensuelles ou annuelles, sont immédiatement accessibles pour l’ensemble des utilisateurs, sans surcoût. Plus besoin d’entretenir une vieille version de logiciel ou de payer pour accéder à la dernière version.

Un gain de productivité

La dématérialisation des processus est un levier de performance plébiscité par les DAF (à 79% selon la dernière étude de PwC sur les priorités des DAF), notamment dans la gestion des factures fournisseurs.

Plus de traçabilité

Le processus électronique permet plus de fluidité, de contrôle et de visibilité sur les différentes étapes du processus de facturation. Avec par exemple des remontées automatiques de statuts de traitement comme le permettent les portails Chorus Pro pour le secteur public ou Neovabills.

Comment mettre en place votre piste d’audit fiable ?

 

Comme nous l’expliquions ci-dessus, la définition de votre piste d’audit fiable passe avant tout par un audit de vos processus internes. Et pour cause, la plupart des entreprises l’ont déjà mise en place partiellement de façon intuitive. En cas de contrôle fiscal, vous seriez certainement capable d’expliquer via quels logiciels sont effectués vos achats, quels outils vous utilisez pour le traitement de vos factures fournisseurs et où sont archivées ces factures reçues. Ou au moins de désigner les personnes capables de renseigner le contrôleur sur ces sujets… Bref, ceci est un embryon de piste d’audit.

Évidemment, les exigences de l’administration en matière de fiabilité de la piste d’audit ne sont pas les mêmes pour une TPE que pour les grandes entreprises. Cela dépend autant du chiffre d’affaires, du volume de factures émises et reçues que des ressources humaines disponibles pour la réalisation des contrôles.

Pour une TPE

Une explication orale assortie d’une démonstration et d’une présentation manuelle des documents concernés, mettant en évidence le recoupement entre la commande et la facture, peut suffire.

Pour une PME

Mieux vaut la préciser par écrit, mais une documentation synthétique sera suffisante (voir le BOI 30-20-30-20).

Pour les grandes entreprises

Une documentation plus détaillée sera attendue pour les grandes entreprises. En cas de processus dématérialisé, cette documentation devra présenter des éléments tels que la cartographie du système d’information concerné par la facturation et les habilitations de sécurité qui y sont liées, la structure des fichiers utilisés, les modalités d’archivage des factures, la cartographie de la circulation et de la validation des informations, etc.

En résumé, votre document présentant la PAF doit justifier du niveau de sécurité ainsi que du contrôle de vos processus d’achats et de facturation. Il doit montrer que vous respectez la règlementation relative à la facturation, surtout vis-à-vis de la TVA. Enfin, il doit démontrer que votre système d’information est conforme à ces réglementations et que vous avez mis en place des processus pour corriger les bugs éventuels.

 

Vous souhaitez mettre en place une solution de collecte des factures électroniques garantissant l’authenticité de l’origine, la lisibilité et l’intégrité du contenu des factures ?

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