Dématérialisation des factures : comment accompagner le changement des pratiques pour vos équipes ?

La transformation numérique des entreprises est en cours, que vous le vouliez ou non ! L’évolution des outils est tellement rapide qu’elle challenge non seulement les compétences des équipes mais également la stratégie digitale des entreprises. « CFO Weekly Briefing », la revue américaine spécialisée des directeurs financiers, rappelle d’ailleurs dans ses dernières publications l’indispensable entente entre la DSI et la DAF sur ce sujet. Selon eux, c’est « en travaillant ensemble avec une compréhension commune des stratégies financières et technologiques que la DAF et la DSI pourront optimiser les résultats de leur entreprise ».

Dans cette course à la compétitivité, les projets se font de plus en plus nombreux au sein des différentes directions et leurs enjeux sont tout aussi variés. La capacité d’une entreprise à avoir une stratégie claire et à accompagner ses collaborateurs dans cette transformation sera la clé pour réussir cette évolution et en tirer pleinement les bénéfices attendus. En effet, trois projets de transformation digitale sur quatre échouent car l’entreprise n’a pas réussi à accompagner le changement de ses collaborateurs sur le long terme.

Les enjeux liés à la facturation font d’un projet de dématérialisation des factures une étape clé dans la transformation digitale de votre entreprise. Communication, formation, sensibilisation, accompagnement… doivent être vos maîtres mots pour assurer une prise en main facile et durable par vos équipes. Ce qui conditionnera le succès de votre projet.

Voyons ensemble comment accompagner le changement pour mettre toutes les chances de votre côté !

La transformation numérique, entre craintes et opportunités

 

La transformation numérique est avant tout une évolution des outils et une digitalisation des processus. Cependant, qu’importe l’outil, c’est l’utilisation qui en sera faite qui conditionnera la réussite de votre projet. Il est donc nécessaire de s’assurer que vos équipes se l’approprieront.

Pour cela, il vous faudra premièrement comprendre la perception qu’ont vos collaborateurs de cette évolution de leurs conditions de travail. Selon l’étude Ipsos menée pour Revolution@Work en 2017, les travailleurs attendent eux aussi des bénéfices de la digitalisation. S’il vous revient de fixer les objectifs attendus par votre entreprise pour ce projet, certains d’entre eux coïncideront certainement avec les bénéfices perçus par vos collaborateurs. A savoir : plus d’autonomie, d’efficacité et de flexibilité, ce qui est permis notamment par un accès facilité aux informations.

Cependant, il est nécessaire de comprendre que ces changements sont également accompagnés de craintes que vous devrez apaiser. Par exemple, la peur de trouver son emploi dévalorisé, voire remplacé par des solutions informatiques, est réelle. De même que la crainte de déshumanisation des relations.

Cela peut sembler accessoire mais il est important d’entendre les retours de vos collaborateurs et d’en tenir compte. Il vous sera donc nécessaire de prendre le temps de comprendre ces réactions et d’y répondre, afin de réussir à impliquer vos collaborateurs dans les changements que vous souhaitez mettre en place. Et voici la clé pour l’implication de vos collaborateurs : la communication !

Craintes et opportunités de la transformation digitale (source : https://www.ipsos.com/fr-fr/revolutionwork-de-la-peur-lattente-0)

Communiquer, la clé de l’adhésion !

 

Comme tout le monde, vos collaborateurs sont en quête de sens dans leur activité. Votre vision pour l’avenir est certainement très claire pour vous. Elle l’est peut-être moins pour vos collègues…

Vous voulez qu’ils adhèrent à vos projets et s’impliquent dans leur mise en place ? Partagez avec eux votre stratégie et vos objectifs. Le but est de leur faire comprendre le pourquoi de ce projet. Utilisez un discours positif et argumenté qui permettra à vos collaborateurs d’y adhérer et de se projeter sur les bénéfices communs attendus de cette évolution. Ce sera également l’occasion de valoriser les évolutions des pratiques individuelles et de dissiper les craintes suscitées par le changement.

Faire adhérer ses équipes à une vision claire et positive en amont du projet est relativement simple, pour peu que les bénéfices semblent évidents. Cependant, maintenir cette adhésion sur le long terme est un vrai défi ! Pour relever ce challenge, vous aurez besoin de deux ingrédients :

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Des KPIs (Key performance indicators)

Vous avez fixé des objectifs : réduction des temps de traitement, des coûts, gain de place pour l’archivage, diminution des pénalités de retards… Les gains attendus de la dématérialisation des factures sont nombreux : mesurez-les ! Premièrement, ces indicateurs de performance vous permettront de voir si votre projet se déroule comme vous l’espériez ou s’il faut réajuster son déploiement. Il est donc nécessaire de mettre en place des tableaux de bord pour suivre ou adapter vos objectifs. Deuxièmement, ils vous permettront de tenir vos collaborateurs informés de l’évolution du projet et des différents succès du quotidien.

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Une communication régulière auprès de vos équipes

Vous avez mis en place des KPI, informez-en vos collaborateurs. Partagez avec eux l’évolution du projet chaque mois, trimestre, semestre, année… Les tenir au courant des succès, aussi petits soient-il, vous permettra de maintenir l’enthousiasme et la motivation autour de votre projet. Vous pourrez ainsi conserver l’implication des équipes pour aller au bout de la démarche.

Ne pas cacher sous le tapis les freins liés à l’historique

 

Vous n’avez pas attendu la digitalisation pour traiter des factures. La complexité de vos circuits de traitement actuels peut toutefois être un frein à l’introduction d’un nouvel outil. Quand bien même celui-ci aurait pour objectif de fluidifier l’ensemble…

Ne vous épargnez donc pas l’effort de cartographier vos processus et votre SI actuel avant de vous lancer dans ce projet. L’identification des freins en amont facilitera le déploiement de votre nouvelle technologie. En travaillant ces freins comme il faut, vos collaborateurs percevront plus nettement la valeur ajoutée de ce nouvel outil. Alors comment vous y prendre ?

Impliquer vos collaborateurs dans les changements d’organisation

 

Le leadership de ceux à l’origine du projet de transformation est indispensable pour le mener à bien. Cependant, vous rencontrerez dans vos équipes des personnes spontanément emballées par ce projet. Ne les ignorez pas. Il est dit que 5% des collaborateurs peuvent suffire à bouleverser les pratiques d’une entreprise. Ne négligez donc pas l’impact que peuvent avoir ces ambassadeurs.

Au contraire, appuyez-vous sur eux (ou elles 😉).  Nous parlions plus tôt de la nécessité d’identifier les freins potentiels ? Mettez en place des groupes de réflexion pour les travailler. Libérez la parole et laissez les personnes motrices fédérer et faire bouger les équipes. En identifiant et en impliquant les bons intervenants, en animant cette « communauté », vous faciliterez l’appropriation du projet et la diffusion des bonnes pratiques en interne.

Et si le changement n’était finalement qu’un jeu ? Le mouvement à la mode en ce qui concerne l’accompagnement du changement est la « gamification ». Par exemple, mettez en place un système de récompenses : un collaborateur a convaincu un fournisseur de dématérialiser ses envois de factures ? Il obtient un badge ou un certain nombre de points en fonction du volume de factures… Mettez en place des classements réguliers et communiquez dessus. En « gamifiant » les choses, vous transformerez le changement en jeu et boosterez son adoption !

Accompagner la montée en compétence

Nous avons évoqué précédemment les craintes liées au développement du numérique. Certains redoutent d’être remplacés par des automatismes. Cette crainte semble d’ailleurs bien identifiée car, selon la dernière étude PwC-DFCG sur les priorités 2020 des DAF, la gestion des talents arrive en 3e position.

Il est clair que la digitalisation des processus va nécessiter des adaptations. Les tâches à faible valeur ajoutée vont être automatisées et les besoins s’orienteront vers plus de compétences analytiques. D’ailleurs, 68% des DAF éprouvent des difficultés à trouver les nouvelles compétences dont ils ont besoin. Cependant, la solution se trouvent selon eux majoritairement en interne : via le développement des soft skills (63%) et des compétences techniques (54%) de leurs équipes.

La solution semble donc toute trouvée pour pallier les craintes de vos collaborateurs de même que votre besoin en nouvelles compétences. Organisez un plan de formation personnalisé pour accompagner la montée en compétence de vos collaborateurs. Vous trouverez ainsi en interne les nouvelles ressources dont vous avez besoin pour exploiter votre nouvel outil et vos collaborateurs s’épanouiront dans des tâches à plus forte valeur ajoutée !

Vous l’aurez compris, un projet de dématérialisation des factures est un projet structurant pour une entreprise. Il va plus loin que l’installation d’un simple logiciel. Il est donc nécessaire de le concevoir comme tel. Une stratégie claire et argumentée, des objectifs précis et mesurables, une communication régulière pour impliquer vos collaborateurs, c’est avec ces ingrédients que vous trouverez la recette du succès de votre projet de digitalisation 😉

 

Vous abordez une étape importante dans la digitalisation de votre entreprise ?

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