Clairsienne – La dématérialisation pour optimiser sa gestion locative
Grâce à ses atouts de traitement et de gain de temps, la question de la dématérialisation des flux d’information se pose sans cesse au sein des entreprises. Marie-Laure Dorange, responsable de la Direction des systèmes d’Information (DSI) de Clairsienne nous explique l’évolution souhaitée par son groupe.
Pourquoi Clairsienne s’est-elle lancée dans la dématérialisation de ses données ?
Marie-Laure Dorange : « Notre entreprise gère près de 9 000 logements. La moitié des ménages qui les occupent bénéficient d’une Aide personnalisée au logement (APL). C’est long, fastidieux et source d’erreurs que de saisir manuellement le montant d’aide financière auquel chacun a droit chaque mois. A partir d’un cahier des charges établi par la Caisse d’allocations familiales (CAF), nous avons adapté nos logiciels de façon à pouvoir exploiter ces fichiers. L’échange de données dématérialisées évite la double saisie. Les APL accordées à nos locataires se ventilent toutes seules dans leurs dossiers. »
Les informations qui transitent entre la CAF et vous sont-elles sécurisées ?
« Les informations concernant les allocataires de la CAF et nos locataires sont strictement confidentielles et privées (situation familiale, ressources financières, montant de l’APL…). La plateforme d’échanges Enovacom Suite V2 (anciennement Antares V2) nous garantit la sécurisation de tous nos transferts d’information. »
Avec quels autres partenaires développez-vous des échanges dématérialisés ?
« Nous échangeons grandement avec nos dix banques partenaires qui nous adressent chaque jour un relevé de comptes électronique qui s’intègre immédiatement dans notre logiciel de comptabilité. Virements, chèques… tout est pointé. Nous disposons ainsi d’une trésorerie constamment à jour. Même logique pour l’encaissement des loyers, le paiement de nos fournisseurs : nos fichiers sont compatibles, les tâches automatisées. Idem avec le serveur national de demandes de logement. »
Qu’est-ce qui vous a amené à choisir Neovacom ?
« Nous pratiquons la dématérialisation des données depuis le début des années 2000. Nous avons changé d’éditeur en 2014 et opté pour Neovacom car nous souhaitions harmoniser nos logiciels avec ceux d’Alliance Territoires, notre actionnaire principal. Quatre de ses sociétés utilisaient déjà Antares V2 et s’en disaient satisfaites. Nous leur avons emboîté le pas. »
Ce projet vous a mobilisé combien de temps ?
« Le projet a été mené en deux mois, sans difficulté particulière. Neovacom connaît bien son métier et joue parfaitement son rôle de chef de projet. C’est par ailleurs un facilitateur d’échanges : il a noué des contacts privilégiés avec nos partenaires. Il sait comment ils fonctionnent, quelles sont leurs contraintes. C’est précieux ! »
Ce projet vous a mobilisé combien de temps ?
« Le projet a été mené en deux mois, sans difficulté particulière. Neovacom connaît bien son métier et joue parfaitement son rôle de chef de projet. C’est par ailleurs un facilitateur d’échanges : il a noué des contacts privilégiés avec nos partenaires. Il sait comment ils fonctionnent, quelles sont leurs contraintes. C’est précieux ! »
Avez-vous d’autres projets de dématérialisation ?
« Nous testons actuellement la gestion électronique des factures EDF. Pour schématiser, disons que Neovacom met à notre disposition un outil qui traite le fichier informatique que nous adresse EDF. Il reconstitue une image de chaque facture. Puis, il attribue à chaque compteur EDF le montant de sa consommation. Il met aussi à jour notre comptabilité. Là encore, le gain de temps est absolument énorme ! »
Entreprise sociale pour l’habitat (ESH), Clairsienne est née en 1958 à Bordeaux. Aujourd’hui, elle dispose de près de 9 000 logements, majoritairement en Gironde.
Son credo : le logement social à l’usage des salariés ; Alliance Territoires (collecteur du 1% patronal pour le logement) étant son principal actionnaire. Sa fierté : son nombre important de logements individuels : 43%. Clairsienne compte 175 salariés.