Auvergne Habitat – Un nouvel outil de gestion des chèques
Pour ne plus traiter directement 3 000 chèques par mois, Auvergne Habitat a mis en place un nouvel outil de gestion en partenariat avec sa banque et Neovacom.
Didier Seyrès, responsable du service Informatique à Auvergne Habitat, a bien voulu répondre à nos questions.
Qu’est-ce qui vous a déterminé à choisir la plateforme Neovacom ESv2?
Didier Seyrès : « En 2012, nous souhaitions développer les échanges de données informatisés (EDI) avec nos partenaires. Nous étions à la recherche d’un outil permettant de centraliser ces futurs flux électroniques. La plateforme Neovacom ESv2 permettait justement de centraliser, d’automatiser et de sécuriser tous ces échanges. Elle présentait également l’avantage d’être modulable, évolutive au gré de nos besoins. Aujourd’hui, nous l’utilisons pour échanger avec la Caisse d’allocations familiales (CAF), gérer nos factures EDF, communiquer avec notre banque. »
Vous venez de développer un nouvel outil pour gérer vos chèques, en partenariat avec Neovacom. Expliquez-nous votre démarche.
« 60% de nos locataires payent leur loyer par prélèvement, les 40% restants essentiellement par chèque. Concrètement, cela se traduit pour Auvergne Habitat par la réception de 3 000 à 4 000 chèques par mois puis par leur saisie manuelle dans notre logiciel métier. Un travail long et fastidieux. Nous souhaitions trouver une solution plus satisfaisante pour gérer cette avalanche de chèques. D’où l’idée d’impulser un partenariat avec Neovacom et notre banque. »
Comment fonctionne ce nouvel outil ?
« Après une analyse commune de la situation et la prise en compte des contraintes de chacun (formats de fichiers, sécurisation des données…), nous avons trouvé une solution. Désormais, c’est notre banque qui scanne nos chèques. Cette action génère deux types de fichiers qui transitent via notre plateforme Neovacom ESv2. Dans 98% des cas, c’est le premier type de fichiers que nous recevons. Il nous indique le numéro du locataire, le montant du paiement, la date etc… Dans les 2% restants, c’est le second type de fichiers que nous réceptionnons. Il s’agit des chèques qui comportent une anomalie comme un défaut de signature. Une image recto-verso de chacun de ces chèques est jointe pour que nous puissions poursuivre l’investigation. »
Quels bénéfices en tirez-vous ?
« Nos agents ne traitent plus les chèques, hormis les 2% qui comportent une anomalie. Ils peuvent se consacrer à d’autres tâches. Certes, la banque nous facture ce service, mais c’est sans commune mesure avec ce que cela nous coûtait auparavant. Nous sommes pleinement satisfaits de cette solution. Et dans la région, d’autres bailleurs s’y intéressent de près. »
Quel rôle a joué Neovacom ?
« C’est une structure à taille humaine, très professionnelle. Excellent relationnel avec le commercial et le technicien. Bonnes prestations, bonne maintenance. »
Née en 1929 sous l’appellation Société Régionale de HLM puis renommée en 1994, Auvergne Habitat gère et entretient plus de 13 000 logements répartis sur plus d’une centaine de communes du Puy-de-Dôme.
Son activité s’étant du logement collectif à la production de pavillons, en milieu urbain ou rural, à vocation locative ou destinés à l’accession sociale à la propriété, en passant par la réhabilitation.